Mulai tahun 2021, UPI membentuk sebuah lembaga baru yang dinamakan Kantor Staf Ahli Universitas Pendidikan Indonesia (KSA-UPI) di bawah koordinasi Sekretariat UPI. Berdasarkan Peraturan Rektor Nomor 045 Tahun 2020, Pasal 168 ayat 1), KSA-UPI berfungsi sebagai pemberi pertimbangan, konsultasi, dan rekomendasi terhadap kebijakan dan isu-isu strategis bidang akademik dan non-akademik kepada pimpinan universitas. Fungsi KSA-UPI itu dilaksanakan baik diminta atau tidak oleh pimpinan universitas, yaitu Rektor UPI dan seluruh jajarannya.
Fungsi tersebut tidak mudah untuk diperankan, sehingga KSA-UPI memerlukan tugas, kewenangan, hubungan kerja, serta dukungan sumberdaya. Untuk melaksanakan fungsi tersebut di atas, Pasal 168, ayat 2) memberikan sejumlah lingkup tugas Kantor Staf Ahli, yaitu:
- menyusun rencana dan program kerja Staf Ahli;
- mendokumentasikan, menganalisis, dan menyosialisasikan kebijakan pemerintah terkait isu strategis bidang akademik dan non akademik;
- menyusun, menyosialisasikan, dan mendokumentasikan kebijakan upi terkait kebijakan dan strategis bidang akademik dan non akademik;
- memberikan masukan kepada pimpinan universitas terkait kebijakan dan implementasi kebijakan strategis dan inovatif bidang akademik dan non akademik;
- melakukan pengamatan, pengumpulan data, analisis data, memberikan pertimbangan dan saran pemecahan masalah strategis bidang akademik dan non akademik kepada pimpinan aniversitas;
- melaporkan pelaksaan program dan kegiatan pengelolaan dan pengembangan bisnis universitas;
- melaksakan penjaminan mutu kegiatan peartimbangan, konsultasi, dan rekomendasi terhadap kebijakan dan isu-isu strategis bidang akademik dan non akdemik;
- menghimpun, mengelola, menganalisis, dan mendokumentasikan data bidang kebijakan dan isu-isu strategis bidang akademik dan non akademik;
- melaporkan kegiatan pertimbangan, konsultasi, dan rekomendasi terhadap kebijakan dan isu-isu strategis bidang akademik dan non akademik kepada sekertaris universitas secara berkala; dan
- melaksanakan tugas kedinasan yang di koordinasi melalui Sekertaris Universitas
Untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien KSA-UPI memiliki beberapa kewenangan sebagaiamana diatur dalam Pasal 168, ayat 3). Berdasarkan ketentuan tersebut wewenang KSA-UPI adalah:
- membentuk tim kerja internal dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugasnya;
- mengambil keputusan dan membuat kebijakan sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang dan wilayah kerjanya;
- menjabarkan dan mengimplementasikan kebijakan rektor ke dalam program kerja dengan berpedoman kepada peraturan perundangan yang berlaku; dan
- melaksanakan pengendalian, koordinasi, dan pembinaan sumber daya manusia di lingkungan Kantor Staf Ahli
Untuk mewujudkan proses dan hasil pelaksanaan tugas-tugasnya, KSA-UPI dapat membangun hubungan kerja dan kerjasama dengan berbagai unit baik di dalam maupun di luar lingkungan UPI sebagaimana diatur oleh Pasal 168, ayat 4). Hubungan kerja Staf Ahli meliputi:
- melaksakan perintah pimpinan universitas di bawah koordinasi Sekertaris Universitas; dan
- berkoordinasi dengan pimpinan unit lain terkait dengan fungsi dan tugasnya di bawah koordinasi Sekertaris Universitas